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Die Prozesse der Verwaltungsmodernisierung werden oft nur unter der Einführung der Doppik und damit eines neuen Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens verstanden.

Verwaltungsmodernisierung ist aber sehr viel weitreichender. Die Digitalisierung der Arbeitsprozesse stellt nach der industriellen Revolution die größte Herausforderung in der Arbeitswelt dar und wird ähnlich weitreichende Folgen haben. Bei den Prozessen der Digitalisierung liegt Deutschland verglichen mit anderen EU-Staaten gegenwärtig noch 10 bis 15 Jahre zurück. Das ist in den Behörden und Verwaltungen nicht anders. Im Gegenteil, die Behörden und Verwaltungen befürchten die Digitalisierung mehr als alle anderen Herausforderungen, so eine aktuelle Studie der Hertie School of Guvernance. Gründe hierfür sind nach Meinung der Spitzenverbände die Angst um den sicheren Arbeitsplatz, die z. T. noch fehlende digitale Infrastruktur, der Stand der Aus- und Fortbildung sowie die Altersstruktur in den Behörden, Einrichtungen und Kommunen. 

Die öffentliche Verwaltung steckt tief im analogen Zeitalter. Die digitale Revolution wird nun aber auch in Deutschland die Amtsstuben sehr schnell erreicht.

Die ganze Welt wird digital. Wir kaufen online ein, kommunizieren online, erledigen die Bankgeschäfte per PC oder Handy. Überwiegend haben auch die deutschen Unternehmen längst ihre gesamten internen Prozesse digitalisiert.

Die deutschen Behörden und Kommunen haben das digitale Zeitalter noch nicht erreicht, sie stecken im Zeitalter von Aktenmappen und Antragsformularen fest. Die Studie des Normenkontrollrates, ist jüngst zu einem Urteil gekommen. Viele Kommunen bieten zwar Online-Dienste an, ein durchgängiges E-Government existiert aber schlicht nicht. 

Die schnelle Planung und Umsetzung der Prozesse der Digitalisierung ist alternativlos. Die traditionellen Formen und Methoden zur Effektivierung der Arbeitsprozesse stoßen bereits heute an ihre engen Grenzen. Wer im Prozess der Digitalisierung zu spät kommt, wird die daraus entstehenden Wettbewerbsnachteile nicht mehr aufholen können. 

Wie es besser geht zeigt z. B. das kleine Estland. Hier können die Bürger, Unternehmen und Verwaltung alle erforderlichen Dateien und Dokumente digital austauschen und signieren. Ob Steuererklärung, Bauantrag, Unternehmensgründung, Akteneinsicht oder Überweisung zum Facharzt, alles ist bereits digitalisiert.

Schweden setzt seit vielen Jahren konsequent auf die Digitalisierung staatlicher Dienstleistungen und auf das Prinzip „Once Only“. Das bedeutet, die Bürger müssen ihre Daten einer Behörden nur einmal mitteilen. Benötigt ein anderes Ressort die Informationen, kann es auf diese zugreifen. In Schweden müssen Sie ihre Steuererklärung z. B. nicht selbst ausfüllen, denn das Finanzamt versendet Ihnen einen Link zum vorausgefüllten Formular. Sind alle Daten korrekt, reicht eine kurze Bestätigung online. Traumhaft? Nein die Wirklichkeit der "digitalen Amtsstuben in Europa.

Für Österreich ist die Digitalisierung des Staates Chefsache. Österreich setzt bereits heute konsequent auf das Prinzip eines One-Stop-Government. Bürger und Unternehmen müssen nicht lange recherchieren, welche Stelle für ihr Anliegen zuständig ist, sondern erledigen alles bequem über ein einziges zentrales Portal.

An Vorbildern für die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung mangelt es nicht, aber an der konsequenten Umsetzung. Deutschland setzt nun auf den grundsätzlichen Vorrang des Digitalen in der Verwaltung (digital by default), denn nur so kann diese die Anforderungen einer sich rasant wandelnden digitalen Gesellschaft in zukunft meistern.

Viel Zeit um diese Probleme zu lösen bleibt nicht, denn Bürgernähe ist in der digitalen Transformation nicht mehr wegzudenken. Öffnungszeiten der Behörden und Verwaltungen sind längst passé, denn der 24 Stunden Tag ist bei den Dienstleistungen unumgänglich geworden. Die Forderungen der Bürger nach kurzen Wegen und der elektronischen Bearbeitung Ihrer Anliegen ist auch in Deutschland unüberhörbar geworden. 

Im EU-Vergleich liegt Deutschland im Bereich des digitalen Verwaltungsservice nur auf Platz 20 – hinter Spanien, Frankreich und Großbritannien, sowie vielen osteuropäischen Staaten. Wenn wir ganz ehrlich sind, realisieren wir die Verwaltungsprozesse in unseren Behörden und Verwaltungen nicht sehr viel anders, als vor 40 Jahren. Lediglich die Schreibmaschine wurde durch den PC ersetzt und einige wenige Möglichkeiten des Internet und des Intranet haben in der Arbeit Einzug gehalten. Das reicht bei weitem nicht mehr aus. Viele Bürger messen den Standortvorteil der Kommune heute nicht mehr nur im Vorhandensein des Arbeitsplatzes, der Schule und der KITA sowie einer bezahlbaren Wohnung, sonder vor allem in schnellen Netzen zum Internet, der Regelung Ihrer Anliegen über dieses Netz und einem geringen Verwaltungsaufwand z. B. bei der Zulassung des neuen Fahrzeuges und der Ausstellung des Personalausweises oder der Genehmigung des Bauantrages. 

Dafür fehlen in den deutschen Behörden und Verwaltungen in vielen Fällen noch immer passende Kommunikationswerkzeuge und -prozesse. Finden die Bürger zukünftig kein oder nicht schnell genug Gehör, dann machen sie ihrem Ärger in anderen Kanälen wie Sozialen Medien und den Wahlen Luft. Imageverlust der Kommunen und massiver Aufwand für Krisenkommunikation sind die Folge.

Ein erstes Fazit:

Verwaltungsvereinfachung und mehr Bürgernähe durch digitale Transformation steht in Deutschland noch ganz am Anfang. Weitere Herausforderungen sind aber bereits jetzt zu meistern. So sollen die Kommunen smart werden, die eigenen Infrastrukturen durch innovative IT-Technologien schneller optimieren und neue Services für Bürger und Unternehmen einführen. 

Wie geht es weiter:

Die Klagen über das Zurückbleiben der digitalen Transformation der Behörden und Verwaltungen sind in Deutschland seit Jahren bekannt. Bundesinitiativen und -gesetze haben daran nicht viel geändert. Die Schwierigkeit der Verwaltungsvereinfachung liegt oft in den operativen Details und in der Umsetzung vor Ort. Die realistische Betrachtung des Machbaren in überschaubaren Zeitabschnitten und die Kenntnis der schnell wechselnden Technologielandschaft sowie die genauere Betrachtung der eigenen internen Strukturen der Verwaltung sind zuerst gefragt. Ohne eine ausreichende Standardisierung und Effektivierung der wichtigsten Verwaltungsabläufe wird die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse nicht gelingen können.

Unsere Senior- und Fachberater unterstützen Sie bei der Vorbereitung und Durchführung von Digitalisierungsvorhaben mit ihrer langjährigen Erfahrung in Ihrem sensiblen Umfeld. Sie besitzen das fachliche und technische Know-how ebenso wie profunde Expertise in Verwaltungs- und Fachverfahren. Und sie wissen, dass bei Digitalisierungsprojekten in Behörden und Kommunen viel Fingerspitzengefühl gefragt ist, denn öffentliche Einrichtungen arbeiten in einem Multi-Stakeholder-Umfeld, in dem es alle internen Beteiligten, aber auch die Politik und die Öffentlichkeit für das Vorhaben zu gewinnen gilt.

Wie gehen wir mit Ihnen gemeinsam vor:

  • Wir erarbeiten die Projekte gemeinsam mit Ihnen aus, denn eine von den "Technikern" oft noch vorzufindende  - rigide Top-Down-Strategie - ist von vorneherein zum Scheitern verurteilt. Deshalb ist es zunächst wichtig, mit einer umfassenden Stakeholder-Analyse zu beginnen. Nur wenn alle Beteiligten rechtzeitig eingebunden werden, kann der Projekterfolg nachhaltig sichergestellt werden.
  • Aufgesetzt werden alle Projekte auf einer offenen, neutralen und kritischen 360-Grad-Technologiebewertung. Jede Innovation ist nur dann nützlich, wenn ein reibungsloses Zusammenspiel mit bestehenden Systemen und -verfahren garantiert wird. Prozesse der Doppik mit elektronischen Rechnungen wurden z. B. als sog. Insellösung realisiert, obwohl berteits bekannt war, dass das elektronische Rechnungswesen in einen ganzheitlichen Prozess der Digitalisierung eingebunden werden muss. Die Voraussetzungen dafür sind bis heute nicht vorhanden. Wir haben in Deutschland z. T. das Pferd von hinten aufgezäumt, weil eine unsägliche Lobby von einigen wenigen Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern die Prozesse der Verwaltungsmodernisierung aus dem einseitigen und nicht ganz uneigennützigen Blickwinkel der Doppik, beschränkt für eine gewinnorientierte Wirtschaft betrachtete.    
  • Ein klar definierbares Kosten-Nutzen-Verhältnis ist von Beginn an zu garantieren, denn Geld ist in den öffentlichen Kassen knapp, und nicht jedes ambitionierte Projekt ist auch nachhaltig zu betreiben. Ein Prozess der bis heute anhaltenden offenen Kosten-Nutzen-Analyse zu den Insellösungen des neuen Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens darf sich nicht widerholen, denn bisher sind die Initiatoren dieses Prozesses den tatsächlichen monetären Nutzen schuldig geblieben. Im Gegenteil, der Prozess der Einführung der Doppik hat in den Kommunen gewaltige finanzielle Mittel verzehrt, zusätzliches Personal musste generiert werden und der Nutzen ist bis heute mehr als bescheiden geblieben. Die Angst vor dem Neuen in den Verwaltungen ist nicht zuletzt dem wirtschaftlich gescheiterten Prozess der Doppikeinführung geschuldet.     

Wir raten trotz des Rückstandes und der gebotenen Eile bei der Digitalisierung der Verwaltungsprozesse zunächst genau und konzeptionell gesichert sowie Schrittweise vorzugehen. Der revolutionäre Prozess der Digitalisierung wird ähnlich wie der der industriellen Revolution, alle Bereiche unseres Lebens erfassen und ganzheitlich verändern. Es handelt sich demnach NICHT um eine Reform bzw. Verwaltungsreform, also die Umgestaltung oder teilweise Veränderung bestehender Prozesse. Mit der Digitalisierung wird ein grundlegender und nachhaltiger struktureller Wandel aller Lebens- und Arbeitsverhältnisse eingeleitet, der z. B. eine neue Kultur der Zusammenarbeit der Menschen und einen höheren Grad der Spezialisierung und Arbeitsteilung bedingt sowie neue Methoden der Arbeit hervorbringt.

Bestehende Formen der Arbeit, welche z. Z. ressortgebunden stattfinden, werden bereits in Kürze zunehmend durch ressortübergreifende Arbeit im Projektmanagement erledigt werden. Dadurch werden u. a. bestehende Aufgaben- und Organisationsstrukturen aufgebrochen und durch modernere und wesentlich effektivere ersetzt. Die Arbeit an Telearbeitsplätzen wird rasant zunehmen und die Mehrheit der Bürger werden auch in Deutschland Ihre Anliegen mit den Länder, Landkreisen und Kommunen von zu Hause aus realisieren.

Eine "zentrale" Konzeption und Implementierung zur Digitalisierung der Verwaltungsprozesse von Ländern, Landkreisen und Kommunen wird es in Deutschland nicht geben, da der Prozess, zwar unter erheblichen Differenzierungen, aber dennoch bereits zu weit fortgeschritten ist.

Wie weit ist Ihre Behörde, Einrichtung oder Kommune im Prozess der Digitalisierung vorangekommen?                

Detaillierte Informationen zum Stand und den Vorhaben zur Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung erhalten Sie unter der E-Mail-Adresse:

service@rcu.de .

So können Sie sich gut vergleichen und die erforderliche konzeptionelle Arbeit planen. Dabei handelt es sich zunächst nicht um eine technische Planung, sondern um die vorrangige Chefsache zur zukünftigen Strukturplanung in den Ländern, deren Einrichtungen, den Landkreisverwaltungen und Kommunen.  

Gern fragen Sie zu weiteren Informationen auch unter der Telefonnummer:

+49 (0) 35772 44874.

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© by rcu, 19.09.2018

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